Vzor smlouvy

Datum účinnosti: 19 února, 2024

PŘÍKAZNÍ smlouva

o zajištění výkonu funkce předsedy společenství

uzavřená podle § 2430 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

v platném znění (dále jen „NOZ“)

dnešního dne, měsíce a roku smluvní strany

Název: XXXXXXX

Sídlo: XXXXXXX

Zastoupené: XXXXXXX

IČO: XXXXXXX

Zápis v RS: XXXXXXX

na straně jedné (dále jen „příkazce“ nebo „SVJ“)

Název: Předseda JF s. r.o.

Sídlo: Krymská 1713/17, 360 01, Karlovy Vary

Zastoupené: Mgr. Josef Fiala, jednatel společnosti

IČO: 211 84 666

Zápis v OR: Krajský soud v Plzni, sp. zn. C 44831

na straně druhé (dále jen „příkazník“ nebo „společnost“)

uzavřely tuto

Smlouvu o zajištění výkonu funkce předsedy společenství

Úvodní ustanovení, předmět smlouvy
- SVJ prohlašuje, že je tvořeno jednotlivými vlastníky bytových a nebytových jednotek v domě a spoluvlastníky společných částí domu a zastavěných pozemků objektu v ulici XXXXXXX, XXXXXXX, s celkem XX bytovými a X nebytovou jednotkou.

SVJ prohlašuje, že na shromáždění SVJ konaném dne XXXXXXX rozhodlo o volbě výboru SVJ (Předsedy). Následně výbor SVJ zvolil do funkce předsedy výboru s účinností ode dne XXXXXXX společnost Předseda JF s.r.o.

Příkazník prohlašuje, že se svým jmenováním do funkce souhlasí.

Výbor SVJ touto smlouvou pověřuje příkazníka, aby jeho jménem a na jeho účet zabezpečil výkon funkce předsedy společenství vlastníků (dále jen „funkce předsedy„), za což se zavazuje hradit společnosti sjednanou odměnu, a společnost toto pověření přijímá.

Výkon funkce předsedy společenství vlastníků jednotek – přehled činností
- Společnost se zavazuje, že bude pro společenství na základě této smlouvy a s odbornou péčí vykonávat funkci předsedy společenství vlastníků jednotek. Výkon funkce předsedy zahrnuje zejména následující činnosti:

a) zajišťování záležitostí společenství ve všech věcech správy domu i dalších činností

společenství podle zákona a stanov SVJ, pokud nejde o záležitosti ve výlučné pravomoci

shromáždění nebo záležitosti, které si shromáždění k rozhodování vyhradilo

b) svolání, předsedání, organizace a průběh zasedání shromáždění vlastníků (minimálně 1x

ročně)

c) zajišťování plnění usnesení shromáždění, kterému odpovídá za svoji činnost. Delegování

výkonu usnesení shromáždění na správcovskou firmu

d) vydání všech písemností SVJ
f) přítomnost předsedy výboru v sídle společnosti bude dle reálné potřeby. Nejlépe po předchozí domluvě. Pro zajištění osobního kontaktu s vlastníky jednotek, projednání jejich požadavků a operativních připomínek bude v rámci shromáždění SVJ. V ostatních případech je k dispozici prostřednictvím emailu a telefonického spojení
h) práce s datovou schránkou společenství
i) dohled nad finančními toky SVJ a jejich kontrola
j) spolupráce se správcovskou firmou
k) Sestavování ročního rozpočtu společenství
l) Vedení včasné komunikace s právníky či advokáty za účelem vymáhání pohledávek a dluhů

za SVJ

m) Kontrolu zajištění revizí technických zařízení v objektu dle platných norem a předpisů
n) Rozhodování o uzavírání smluv ve věcech předmětu činnosti společenství (zejména k

zajištění oprav, pojištění domu a zajištění dodávky služeb spojených s užíváním jednotek)

o) Provádění včasného plnění závazků společenství vzniklých ze smluv a jiných závazků či

povinností vůči třetím osobám a včasné uplatňování pohledávek společenství

p) Za společenství vymáhání plnění povinností uložených členům společenství
q) Zajišťování aktivního vyhledávání příležitostí k úsporám ve všech oblastech správy a údržby

bytového domu při zachování kvality služeb

r) Na předchozí požádání vlastníky zpřístupnění měsíčního stavu účtu SVJ, umožnění

nahlížení do smluv sjednaných společenstvím, do účetních dokladů, do účetních knih a do

podkladů, z nichž vychází určení výše povinnosti vlastníků podílet se na nákladech

spojených se správou domu a pozemku a s dodávkou služeb spojených s užíváním jednotky

s) Informování vlastníků o dění v SVJ a o své činnosti prostřednictvím elektronické pošty

a na nástěnkách v bytovém domě dle aktuálního stavu a potřeb.

t) Spolupráci s členy kontrolní komise/revizorem
u) Sledování systému CEM-BD a řešení případných problémů (výpadky systému, chybová

hlášení systému apod.)

v) Komunikaci se třetími osobami ve vztahu k SVJ (dodavatelé služeb, médií, zástupci města,

státu, právníci, notáři, odhadci, daňoví poradci …)

w) Provedení k 31. 12. každého kalendářního roku inventuru peněžních prostředků v hotovosti,

cenin a majetku (hmotného i nehmotného, pokud jej má v účetní evidenci)

a předat protokolárně správci.

x) Dohled nad transparentností výběrových řízení, rozhodování o výběru dodavatele

s nejvýhodnějšími podmínkami

y) Dohled nad řešením pojistných událostí

V působnosti předsedy společenství je dále rozhodování o úhradě nepředvídaných nákladů společenství, nepřevyšují-li náklady v průběhu kalendářního roku částku XXXXXX,- Kč (vyjma nákladů na opravy, vyvolané havárií na společných částech a na opravy, vyplývající z provedených revizí).

Práva a povinnosti společnosti

3.1 Společnost je vázána platnými stanovami SVJ.

3.2. Společnost je povinna provádět činnosti, které jsou předmětem dle této smlouvy, v termínech dohodnutých a nejsou-li dohodnuty, tak v termínech obvyklých jejich povaze nebo v nejbližším technicky možném termínu.

3.3. Společnost je oprávněna činit některá jednání spadající do výkonu funkce předsedy prostřednictvím třetích osob. Společnost odpovídá společenství za škody způsobené společenství svými zaměstnanci nebo třetími osobami, prostřednictvím kterých činí některá jednání spadající do výkonu funkce předsedy dle této smlouvy, jako kdyby funkci předsedy vykonávala sama.

3.4. Společnost je povinna chránit práva a zájmy společenství. Je povinna jednat čestně, svědomitě a s péčí řádného hospodáře, důsledně využívat všechny zákonné prostředky a uplatňovat vše, co dle svého přesvědčení a příkazu společenství pokládá pro společenství za prospěšné, je při tom vázána zákony, obecně závaznými právními předpisy a v jejich rámci rozhodnutími společenství.

3.5. Společnost je povinna společenství umožnit kdykoliv na požádání nahlížet do veškerých dokumentů souvisejících s výkonem funkce předsedy společenství a umožnit vlastníkům zhotovení jejich kopií.

3.6. Společnost je povinna zajistit pro výkon funkce předsedy odborný a proškolený personál.

3.7. Společnost není oprávněna pronajímat, zcizovat či jakkoli zatěžovat nemovitosti nebo jejich části, které jsou ve vlastnictví společenství.

3.8. V případě ukončení výkonu funkce předsedy dle této smlouvy se společnost zavazuje, že veškeré dokumenty spojené s výkonem funkce předsedy předá společenství do 30-ti dnů od skončení této smlouvy, pokud nebude písemně sjednáno jinak. Společnost upozorní společenství na úkony, které je třeba provést, aby společenství nevznikla škoda.

Práva a povinnosti společenství

4.1 Společenství je oprávněno kontrolovat plnění předmětu této smlouvy společností. V případě,

že společnost porušuje tuto smlouvu či jedná v rozporu s právními předpisy nebo provádí

plnění předmětu této smlouvy v rozporu se sjednanými podmínkami, je společenství

oprávněno požadovat písemně odstranění závadného stavu v přiměřené lhůtě stanovené

v takovéto písemné výzvě. Pokud společnost i přes upozornění společenství závažným

způsobem porušuje své povinnosti dané touto smlouvou či obecně závaznými právními

předpisy, je společenství oprávněno od této smlouvy odstoupit. Odstoupení od smlouvy je

účinné dnem doručení příslušné listiny obsahující odstoupení od této smlouvy společnosti.

4.2 Společenství se zavazuje poskytnout společnosti potřebnou součinnost při plnění předmětu

této smlouvy.

4.3 Společenství je povinno hradit za řádný výkon funkce předsedy v souladu s touto smlouvou a

právními předpisy odměnu ve výši a způsobem sjednaným touto smlouvou. Společnost má

dále nárok na úhradu účelně vynaložených nákladů nad rámec činností vyplývajících s výkonem funkce předsedy společenství.

4.4 Společenství je povinno předat společnosti veškeré podklady a dokumenty nezbytné pro řádný

výkon funkce předsedy dle této smlouvy.

4.5 Společenství je povinno se bez zbytečného odkladu vyjadřovat k požadavkům a odpovídat na

dotazy společnosti.

Odměna společnosti

5.1 Za výkon funkce předsedy společenství vlastníků dle této smlouvy se společenství zavazuje

platit společnosti odměnu ve výši XXXX,- Kč měsíčně. Odměna za výkon funkce předsedy

společenství náleží společnosti ode dne uzavření této smlouvy. Společnost není plátce DPH. Odměna bude zasílána nejdéle patnáctého dne v měsíci na bankovní účet společnosti 6577659309/0800.

5.2 Splatnost faktur vystavených společností (cestovní náhrady) dle této smlouvy činí 15 kalendářních dnů ode dne jejich doručení společenství, přičemž fakturovaná částka se považuje za uhrazenou dnem

připsání na bankovní účet společnosti.

5.3 Výše odměny, která je platná k 31. prosinci běžného kalendářního roku, se vždy zvýší pro

následující kalendářní rok ke dni 1. ledna následujícího kalendářního roku o míru inflace, které

bylo dosaženo v České republice v předcházejícím kalendářním roce. Mírou inflace se rozumí

roční klouzavý průměr změny hladiny spotřebitelských cen v předmětném kalendářním roce.

Pro určení míry inflace je určující příslušný index, který bude zveřejněn Českým statistickým

úřadem nebo v případě zániku tohoto úřadu jiným obdobným úřadem. Tohoto ustanovení však

může být použito nejdříve k 1. 1. 2025.

Odpovědnost za škodu

6.1 Společnost odpovídá společenství za škody způsobené neplněním a/nebo porušením

povinností stanovených touto smlouvou kromě případů, kdy byla ke splnění povinnosti

společnosti bezpodmínečně nutná součinnost společenství, přičemž společnost společenství

prokazatelně o tuto součinnost požádala, ale společenství ji bez vážného důvodu neposkytlo.

6.2 Uplatní-li jakýkoliv orgán veřejné správy či jiný oprávněný subjekt proti společenství jakoukoliv

sankci, právo na náhradu škody či obdobné plnění v souvislosti s porušením povinností

společnosti sjednaných v této smlouvě, zavazuje se společnost zaplatit společenství ekvivalent

takového plnění.

6.3 Žádná ze smluvních stran není odpovědná za prodlení s porušením povinností stanovených

touto smlouvou, pokud bylo způsobeno vyšší mocí. Za vyšší moc dle této smlouvy se považují

mimořádné okolnosti bránící dočasně nebo trvale plnění v ní stanovených povinností, pokud

nastaly po jejím uzavření nezávisle na vůli povinné strany a jestliže nemohly být tyto okolnosti

nebo jejich následky povinnou stranou odvráceny ani při vynaložení veškerého úsilí, které lze

na ni v dané situaci spravedlivě požadovat.

Smluvní sankce

7.1 V případě prodlení společnosti s plněním povinností stanovených touto smlouvou je

společnost povinna uhradit společenství smluvní pokutu ve výši 0,05% z dlužné částky nebo

částky rovnající se hodnotě nedodané služby za každý započatý den prodlení společnosti s

úhradou dlužné částky nebo dodávkou služby. Uhrazením smluvní pokuty není dotčeno právo

na náhradu vzniklé škody. Při porušení povinnosti společnosti stanovené touto smlouvou

vzniká společenství nárok na přiměřenou slevu z měsíční ceny služeb.

7.2 V případě prodlení společenství s platbami stanovenými touto smlouvou vzniká společnosti

nárok na uhrazení smluvní pokuty ve výši 0,05% z dlužné částky za každý den prodlení.

Doba trvání smlouvy

8.1 Tato smlouva se uzavírá na dobu trvání funkce předsedy. Nabývá účinnosti dnem XXXXXXX za

předpokladu jejího schválení shromážděním společenství.

8.2 Tato smlouva zaniká na základě právních skutečností stanovených obecně závazným

předpisem pro skončení funkce předsedy, tj. uplynutím případně stanoveného funkčního

období, odvoláním z funkce, odstoupením z funkce, zánikem předsedy, zánikem společenství a

dohodou obou smluvních stran.

Ostatní ustanovení

9.1 Smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozví

v souvislosti s plněním předmětu této smlouvy vůči třetím osobám. Za porušení povinnosti

mlčenlivosti se nepovažují případy, kdy je sdělení předmětných skutečností nezbytné pro

splnění povinností stanovených touto smlouvou (např. podání daňového přiznání) nebo

platným právním předpisem.

9.2 Tato smlouva se řídí právním řádem platným na území České republiky. Záležitosti v této

smlouvě blíže neupravené se řídí obecně závaznými právními předpisy, zejm. se přiměřeně

použijí příslušná ustanovení zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších

předpisů.

9.3 Smluvní strany se zavazují, že v případě sporů o obsah a plnění této smlouvy vynaloží veškeré

úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby tyto spory byly vyřešeny smírnou cestou.

Nebude-li smírné řešení nalezeno, jsou k rozhodování veškerých sporů vzniklých z této smlouvy

nebo v souvislosti s ní příslušné soudy České republiky.

9.4 Pokud by v důsledku změny právních předpisů nebo z jiných důvodů se stala některá ujednání

této smlouvy neplatnými, neúčinnými nebo nevynutitelnými, účastníci prohlašují, že smlouva

je v ostatních ustanoveních platná a účinná, neodporuje-li to jejímu účelu nebo nejedná-li se

o ustanovení, která oddělit nelze. Strany se zavazují, že do 30-ti dnů od doručení výzvy jedné

strany uzavřou písemný dodatek k této smlouvě, kterým bude takové ujednání nahrazeno

novým ujednáním, jenž bude platné, účinné a vynutitelné; význam takového nového ujednání

bude ekonomicky totožný s významem neplatného, neúčinného nebo nevynutitelného

ujednání.

Závěrečná ustanovení

10.1 Jakékoliv změny této smlouvy jsou možné pouze po vzájemné dohodě obou smluvních stran

formou písemného dodatku.

10.2 Tato smlouva i veškeré její dodatky nabývají platnosti dnem podpisu oběma smluvními

stranami. Účinnosti nabývají smlouva nebo její dodatek okamžikem schválení nejvyšším

orgánem příkazce (shromážděním). Pokud souhlas shromáždění dle předchozí věty nebude

udělen, pozbývá zároveň tato smlouva platnosti.

10.3 Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží po jednom

vyhotovení.

Nedílnou součástí této smlouvy jsou následující přílohy:

Příloha č. 1 – výpis z OR společnosti

Příloha č. 2 – výpis z OR společenství

Příloha č. 3 – LV společenství

Příloha č. 4 – Stanovy společenství vlastníků jednotek

10.4 Smluvní strany prohlašují, že se seznámily s obsahem této smlouvy, který je jim jasný

a srozumitelný, a na důkaz toho, že tato smlouva je projevem jejich pravé a svobodné vůle

a toho, že je uzavírán určitě a vážně, připojují své vlastnoruční podpisy.

V Karlových Varech dne:

za společnost za společenství

………………………..………… ……………………………..

[jméno, příjmení, funkce] [jméno, příjmení, funkce]

………………………..………….. .…………………………….

[podpis] [podpis]